關(guān)于啟用訪客預(yù)約系統(tǒng)的通知
全所職工：
為了加強(qiáng)外來人員管理，研究所部署了訪客預(yù)約系統(tǒng)。此次系統(tǒng)使用人群范圍為在職職工、特聘研究助理及項(xiàng)目聘用人員，不包含研究生。6月8日至6月12日為系統(tǒng)注冊(cè)與試用期，6月13日系統(tǒng)正式啟用。訪客入所應(yīng)由學(xué)科組或者部門負(fù)責(zé)人(或者指定代理人)審批，請(qǐng)有接訪需求的人員及學(xué)科組長(zhǎng)或者部門負(fù)責(zé)人(或者指定代理人)及時(shí)完成注冊(cè)和測(cè)試。具體操作流程如下：
一、系統(tǒng)審批流程
1.科研人員接待審批流程：
2.管理與支撐人員接待審批流程：
二、人員信息注冊(cè)
1.手機(jī)號(hào)碼。手機(jī)號(hào)碼為身份識(shí)別的重要信息，目前已通過ARP系統(tǒng)將人員信息導(dǎo)入訪客預(yù)約系統(tǒng)。如果用戶的實(shí)際使用手機(jī)號(hào)碼與系統(tǒng)中的號(hào)碼一致，將會(huì)被識(shí)別為“員工”，否則將被識(shí)別為“訪客”。“訪客”不具備邀約訪客的功能，如發(fā)生手機(jī)號(hào)不一致的情況，請(qǐng)聯(lián)系信息中心進(jìn)行信息更新。
2.所屬部門。所屬部門信息將會(huì)影響二級(jí)審批，如所屬部門與實(shí)際情況不符，請(qǐng)聯(lián)系信息中心進(jìn)行信息更新。
三、系統(tǒng)訪問方式：
兩種方法：
1.微信搜索“東北地理所服務(wù)號(hào)”后點(diǎn)擊進(jìn)入，點(diǎn)擊下方的“訪客預(yù)約”按鈕，即可訪問系統(tǒng)。
2.微信掃描如下二維碼，也可進(jìn)入服務(wù)號(hào)，然后點(diǎn)擊“訪客預(yù)約”按鈕，訪問系統(tǒng)。
四、操作方法
1.所內(nèi)人員使用方法：使用“邀約訪客”
用于所內(nèi)人員邀請(qǐng)外部人員來訪。
1)初次登錄的用戶，請(qǐng)完善個(gè)人信息，尤其是頭像信息必須補(bǔ)充，否則會(huì)被識(shí)別為訪客。完善信息后，才會(huì)被識(shí)別為員工。
2)如果員工手機(jī)號(hào)碼發(fā)生變化，也會(huì)被會(huì)被識(shí)別為訪客，請(qǐng)聯(lián)系信息中心進(jìn)行變更。
(1)在系統(tǒng)中，點(diǎn)擊“邀約訪客”按鈕。
(2)點(diǎn)擊左上角訪客方便的“+”。
(3)在彈出頁(yè)面點(diǎn)擊左下角的“新增”后，輸入邀請(qǐng)對(duì)象的姓名和手機(jī)號(hào)。然后選中該人員，點(diǎn)擊確定。
(4)填寫來訪的開始和結(jié)束時(shí)間、來訪事由、健康碼和行程碼等信息。
(5)點(diǎn)擊“發(fā)起邀約”。
邀請(qǐng)人收到手機(jī)短信后，按照外部人員使用方法操作即可。
2.外部人員使用方法：使用“預(yù)約訪客”
1)注冊(cè)：外部人員(訪客)第一次登錄需要進(jìn)行個(gè)人信息注冊(cè)。其中頭像信息和身份證信息必須補(bǔ)充完善。
2)預(yù)約：完成注冊(cè)信息后，點(diǎn)擊“訪客預(yù)約”。選擇接待人員，填寫健康碼、行程碼等必要信息。
3)提交訪問申請(qǐng)后，被訪人進(jìn)行一級(jí)審批;部門負(fù)責(zé)人/學(xué)科組長(zhǎng)(或者指定代理人)進(jìn)行二級(jí)審批，管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行三級(jí)審批(視疫情形勢(shì)、工作需要等決定是否啟用)。
4)全部審核通過后，訪客持系統(tǒng)發(fā)送的“訪客預(yù)約結(jié)果通知”到所訪問。
辦公室 信息中心
2022年6月8日
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